IT-Ausschreibungsunterstützung für Auftraggeber

Für wen wir arbeiten

Öffentliche Organisationen

IT-Ausschreibungen

Behörden, Kommunen, Stadtwerke und öffentliche Unternehmen. Wir erstellen die technischen Unterlagen als Zuarbeit für Ihre Vergabestelle und begleiten Ihr Team fachlich.

✓ Erstellung der technischen Unterlagen (Leistungsverzeichnis und Leistungsbeschreibung)
✓ Moderierte Stakeholder-Workshops zur Bedarfserfassung
✓ Messbare technische Anforderungen im Leistungsverzeichnis
✓ Technischer Vergleich der Angebote
✓ Fachliche Vorbereitung technischer Fragen für Bietergespräche
✓ Technische Anforderungen, die zu Ihrem Verfahren passen

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Private Unternehmen

IT-Beschaffung

Unternehmen und Beratungen, die IT gezielt einkaufen wollen. Wir schaffen Vergleichbarkeit als Grundlage für Ihre Preisverhandlung und helfen, typische Fehler in Beschaffungsprozessen zu vermeiden.

✓ Technische Gegenüberstellung der Angebote mit Fundstellen
✓ Technische Vorbereitung von Anbietergesprächen
✓ Erstellung von Lastenheften und technischen Anforderungsprofilen
✓ Marktanalyse und Anbieterscreening
✓ Technischer Vergleich der angebotenen Leistungsinhalte

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Technische Zuarbeit für IT-Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber

IT-Beschaffungen sind keine Routineaufgabe mehr: sie sind strategische Entscheidungen mit weitreichenden Konsequenzen für Sicherheit, Betrieb und Haushalt.

Das strukturelle Problem: Anbieter wissen mehr als Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber stehen bei IT-Vergaben vor einem strukturellen Informationsdefizit. Anbieter kennen ihre Lösung in- und auswendig: sie wissen, welche Anforderungen ihr Produkt erfüllt, und welche nicht. Was sie im Angebot verschweigen, wird selten freiwillig erwähnt. Das ist kein Zufall, sondern Kalkül. Wer als Auftraggeber nicht weiß, welche Fragen er stellen muss, bekommt auch keine vollständigen Antworten.

Dieses Phänomen ist aus der Ökonomie bekannt: Genauso wie ein Vermieter mehr über den Zustand seiner Wohnung weiß als der Mieter, hat ein IT-Anbieter einen strukturellen Informationsvorsprung gegenüber dem beschaffenden Auftraggeber. Das Ergebnis: Überteuerte Angebote, unzureichende Schnittstellenkompatibilität oder fehlende Sicherheitszertifizierungen. Das sind Punkte, die im Angebot nicht explizit genannt werden müssen, wenn die Ausschreibung sie nicht präzise fordert.

Steigende Komplexität, wachsende Anforderungen

IT-Vergaben sind heute komplexer als je zuvor. Digitalisierungsstrategien, KI-Integration, Anforderungen aus dem BSI IT-Grundschutz, Nachhaltigkeitsvorgaben und europäische Regulatorik (NIS2, DORA) treffen auf Vergaberecht, das seit Jahren nicht mit der technologischen Entwicklung Schritt hält. Die Folge: Leistungsbeschreibungen, die zu vage formuliert sind, um Anbieter wirklich vergleichbar zu machen, und Angebote, die auf dem Papier perfekt aussehen, aber in der Praxis zu Problemen führen.

Genau hier setzen wir an. Wir bringen technisches IT-Verständnis und Präzision ein. Wir formulieren technische Anforderungen so, dass Anbieter nicht ausweichen können, zeigen technische Schwächen in Angeboten auf und liefern die technische Zuarbeit von der ersten Bedarfsermittlung bis zum technischen Angebotsvergleich. Die Einhaltung des Vergaberechts ist Sache Ihrer Vergabestelle.

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Was Anbieter häufig verschweigen

✕Laufende Kosten nach Jahr 1, die im Angebot nicht ausgewiesen sind
✕Eingeschränkte API-Kompatibilität mit Bestandssystemen
✕Fehlende oder auslaufende BSI/ISO-Zertifizierungen
✕Vendor-Lock-in durch proprietäre Datenformate
✕Technische SLA-Grenzen, die nicht messbar gefordert wurden

Unser Ansatz schließt diese Lücken

✓Präzise, messbare technische Anforderungen, die Ausweichen verhindern
✓Marktrecherche vor der Ausschreibung
✓Technische Angebotsdurchsicht auf Plausibilität
✓Technische Rückfragen an Bieter für Ihre Vergabestelle fachlich vorbereiten
✓Technische Anforderungen nachvollziehbar dokumentieren

Das Eisberg-Prinzip in der IT-Beschaffung

Sichtbare Anforderungen sind leicht zu formulieren, die verborgenen entscheiden über Projekterfolg oder -scheitern. Klicken Sie auf den Eisberg.

Methodik · IT-Leistungsverzeichnisse.DE

Nur 10 % eines Eisbergs sind sichtbar, ähnlich verhält es sich bei Anforderungen in der IT-Beschaffung.

Praxisbeispiel: Automotive (Volkswagen)

▲ Offensichtliche Anforderung

„Das Fahrzeug muss Platz für fünf Personen bieten: zwei Sitze vorne (Fahrer & Beifahrer) und drei Sitze hinten."

▼ Verborgene Anforderung

„Alle vom Fahrzeug oder der App gesammelten Daten (Standort, Fahrverhalten, persönliche Einstellungen) dürfen nur verschlüsselt und auf Servern in der EU gespeichert werden."

^* ADAC, Dez. 2024: „Datenleck bei VW: 800.000 Fahrzeuge betroffen“

Offensichtliche Anforderungen

Funktionale, messbare Anforderungen, sichtbar, aber allein nicht ausreichend.

Funktionale Spezifikation ▼

Endpunkte, Kapazitäten, Betriebssysteme und konkrete Feature-Anforderungen.

„EDR-Lösung für 500 Windows-Endpoints. Deployment per GPO/MDM. Win 10/11, Server 2019/2022."

Leistungs- & Verfügbarkeits-SLAs ▼

Erkennungsgeschwindigkeit, Plattformverfügbarkeit und Support-Reaktionszeiten.

„MTTD ≤ 15 Min. Verfügbarkeit ≥ 99,9 %. 24/7-Alarm. 1st-Level ≤ 30 Min."

Zertifizierungen & Nachweise ▼

Technische Zertifikate und Nachweise, im technischen Angebotsvergleich abgleichbar.

„ISO 27001, BSI APT Level 2. Pentest < 12 Monate. SOC 2 Type II auf Anfrage."

Preis & Mengengerüst ▼

Transparente Kosten als Basis für den technischen Angebotsvergleich.

„≤ 15 EUR/Endpoint/Monat. Onboarding ≤ 5.000 EUR."

~10 %

~90 %

Verborgene Anforderungen

Nicht-funktionale und betriebliche Anforderungen, oft vergessen, selten im Standard-LV.

Datenlokation & Subunternehmer ▼

Datenlokation und Subunternehmer: technisch im LV abfragbar.

„Log-Daten nur auf Servern in der EU. Vollständige Liste der eingesetzten Subunternehmer."

Exit-Strategie & Portierbarkeit ▼

Datenrückgabe technisch: Formate, Wege und Dauer, oft unterschätzt.

„Rückgabe JSON/CSV ≤ 30 Tage. Löschen aller Kopien nach 90 Tagen."

Integration & Interoperabilität ▼

API-Anbindungen, die erst in der Umsetzung fehlen.

„REST-API Splunk-SIEM. ServiceNow + SOAR. Dokumentierte Schnittstellen Pflicht."

IT-Leistungsverzeichnisse.DE: Wir helfen Ihnen, keine technische Anforderung unter der Oberfläche zu lassen.

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Warum IT-Leistungsverzeichnisse.DE?

Vier Gründe, warum öffentliche Auftraggeber ihre IT-Beschaffung mit uns strukturieren: von der ersten Anforderung bis zum belastbaren Angebotsvergleich.

Technisch eindeutig

Unsere Leistungsbeschreibungen sind so formuliert, dass Angebote vergleichbar werden und Anforderungen keinen Interpretationsspielraum lassen. Die vergaberechtliche Prüfung bleibt bei Ihrer Vergabestelle.

Schnelle Umsetzung

Erprobte Prozesse und strukturierte Vorlagen senken den Aufwand auf Auftraggeberseite: Sie starten mit einer vollständigen Struktur statt mit einem leeren Dokument.

Stakeholder-Einbindung

Moderierte Workshops stellen sicher, dass alle technischen Anforderungen aus IT, Fachabteilung und Einkauf vollständig erfasst werden.

Klare Kalkulationsgrundlage

Präzise technische Anforderungen geben Anbietern eine klare Kalkulationsgrundlage: Sie müssen weniger Unklarheiten mit Risikopuffern absichern, wenn die technischen Anforderungen vollständig beschrieben sind. Gemeint sind ausschließlich technische Aspekte.

Der IT-Vergabeprozess

Interaktive Übersicht der typischen Phasen einer IT-Ausschreibung und wo wir technisch zuarbeiten.

IT-Vergabeprozess und Rollenverteilung: technische Zuarbeit von IT-LV, Verfahren und rechtliche Bewertung bei der Vergabestelle

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Technische Zuarbeit in jeder Phase: von der Bedarfsermittlung bis zum technischen Angebotsvergleich

Wir liefern die technische Substanz in allen Phasen. Verfahren, Wertung und Zuschlag bleiben bei Ihrer Vergabestelle. Denn Fehler in Phase 1 zahlt man in Phase 4.

01

Bedarfsermittlung & Anforderungsanalyse

Gemeinsam mit Ihren IT-Verantwortlichen, den weiteren einzubindenden Fachabteilungen und dem Einkauf erfassen wir den echten Bedarf, nicht das, was jemand glaubt beschaffen zu müssen. Stakeholder-Interviews, Workshopmoderation und Marktrecherche sind fester Bestandteil dieser Phase. Wir briefen frühzeitig den Betriebsrat und das C-Level, falls gewünscht, oder stellen passende Unterlagen bereit.

Vormarktrecherche · Stakeholder-Workshop · Bedarfsanalyse

02

Erstellung der technischen Unterlagen

Wir erstellen die technischen Unterlagen: Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis mit messbaren technischen Anforderungen als Entwurf für Ihre Vergabestelle. Kein Lückentext, keine schwammigen Formulierungen.

Leistungsverzeichnis · Leistungsbeschreibung · messbare technische Anforderungen

03

Technische Zuarbeit während des Verfahrens

Zu technischen Bieterfragen liefern wir die Antwortbausteine und bereiten die fachlichen Inhalte für Bietergespräche vor. Verfahrenswahl, Veröffentlichung, Fristen und Verfahrensdokumentation liegen bei Ihrer Vergabestelle.

Technische Leistungsbeschreibung · Leistungsverzeichnis · Antwortbausteine

04

Technischer Angebotsvergleich

Wir vergleichen die eingegangenen Angebote fachlich mit den beschriebenen Anforderungen. Was ein Anbieter verspricht und was sein Produkt wirklich leistet, sind oft zwei verschiedene Dinge. Unsere Auswertung deckt diese Differenz auf und dokumentiert sie nachvollziehbar. Die formale und vergaberechtliche Wertung bleibt bei Ihrer Vergabestelle.

Erfüllungsgrade · Technischer Angebotsvergleich · Dokumentation unserer Zuarbeit

Das Problem: Informationsasymmetrie

Ein IT-Anbieter hat einen fundamentalen Informationsvorsprung gegenüber dem Auftraggeber, ähnlich wie ein Gebrauchtwagenhändler mehr über das Fahrzeug weiß als der Käufer [George A. Akerlof, “The Market for Lemons”, 1970; Wirtschaftsnobelpreis 2001]. Angebote sind so formuliert, dass sie gut klingen, ohne das Wesentliche offenzulegen: Wo sind die Grenzen der Lösung? Welche Features kosten extra? Was passiert bei Vertragsende mit den Daten? Wer diese Fragen nicht stellt, bekommt keine Antworten. Er merkt es erst, wenn der Vertrag unterschrieben ist.

Unsere Rolle: Den Informationsvorsprung ausgleichen

Wir stellen die richtigen Fragen, bevor das Angebot kommt. Durch präzise Leistungsbeschreibungen mit messbaren Kriterien, strukturierte Rückfragen während des Vergabeverfahrens und eine kritische technische Angebotsdurchsicht schaffen wir die technische Grundlage für vergleichbare Angebote. Dabei geht es ausschließlich um technische Aspekte; eine rechtliche Prüfung von Angeboten oder Verträgen ist nicht Teil unserer Leistung.

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Phase 5: Implementierungsbegleitung als unabhängiges PMO

Der Zuschlag ist nicht das Ende. IT-LV begleitet die Implementierung als unabhängiges Projektmanagementbüro (PMO) und gleicht technisch ab, ob die Lieferung den technischen Anforderungen der Leistungsbeschreibung entspricht. Als neutrale Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Anbieter überwachen wir Meilensteine, prüfen Lieferergebnisse technisch und melden Abweichungen frühzeitig. Es geht dabei ausschließlich um technische Aspekte; eine rechtliche Prüfung des Vertrags ist nicht Teil unserer Leistung.

Mehr zur unabhängigen Projektbegleitung →

Von vielen Anforderungen zu präzisen technischen Anforderungen

IT-LV führt strukturierte Workshops mit den Fachabteilungen des Auftraggebers durch, nimmt Wünsche und technische Anforderungen auf, analysiert sie auf technische Eindeutigkeit und Vergleichbarkeit und überführt sie in messbare technische Anforderungen für Ihr Ausschreibungspaket. Ob eine Anforderung Mindestanforderung oder Wertungskriterium wird und wie sie gewichtet ist, legt Ihre Vergabestelle fest.

Methodik · IT-Leistungsverzeichnisse.DE

Von vielen Anforderungen zu präzisen, messbaren technischen Anforderungen im LV.

① Aufnahme der Anforderungen

② Analyse

③ Konkretisierung & Strukturierung im LV

Alltagsbeispiel zum Verständnis: Privatperson kauft ein Auto Die gleiche Methodik, die wir bei öffentlichen IT-Ausschreibungen anwenden, nur mit einem vertrauten Kontext erklärt.

Phase 1: Aufnahme

Rohe, oft vage Aussagen aus Stakeholder-Interviews und Workshops werden gesammelt, ohne Wertung oder Priorisierung.

„Das Auto soll umweltfreundlich und komfortabel sein.“

Phase 2: Analyse

Anforderungen werden interpretiert, auf Messbarkeit geprüft und nach Relevanz gebündelt. Widersprüche werden aufgelöst.

„Umweltfreundlich“ → niedriger CO₂-Ausstoß, Kraftstoffeffizienz

„Komfortabel“ → Innenausstattung, Klimaanlage, Sitzverstellung

Phase 3: Konkretisierung im LV

Jede Anforderung wird technisch messbar formuliert. Ob sie Mindestanforderung oder Wertungskriterium wird und wie sie gewichtet ist, legt Ihre Vergabestelle fest.

messbar CO₂-Ausstoß höchstens 120 g/km

messbar Klimaautomatik, Lederausstattung, elektrisch verstellbare Sitze

Fachbeispiel: EDR-Beschaffung

Phase 1: Aufnahme

„Die EDR-Lösung soll Angriffe zuverlässig erkennen und schnell reagieren.“

Stakeholder-Aussage aus dem Workshop, noch ohne Messgrößen.

Phase 2: Analyse

„Zuverlässig erkennen“ → Erkennungsrate gegen MITRE ATT&CK®-Techniken (TA0001–TA0011)

„Schnell reagieren“ → Mean Time to Detect (MTTD), automatische Isolierung befallener Endpunkte

Phase 3: Konkretisierung im LV

Erkennungsrate ≥ 95 % aller MITRE ATT&CK®-Taktiken (Enterprise v14)

Automatische Endpunkt-Isolierung innerhalb 60 s nach Alerting

MTTD ≤ 5 Min. bei Lateral-Movement-Techniken (T1021, T1550)

Mindestanforderung, Wertung und Gewichtung legt Ihre Vergabestelle fest.

IT-Leistungsverzeichnisse.DE: Wir übersetzen Anforderungen in technisch eindeutige LV-Positionen.

Technisches LV anfragen →

IT-Ausschreibungsunterstützung