Was ist ein Leistungsverzeichnis für HR-Software?
Personalsoftware im öffentlichen Dienst ist kein Standardprodukt. Sie muss Tarifbeschäftigte und Beamte parallel abrechnen, den Stellenplan des Haushalts abbilden, an die Zusatzversorgung melden und bei jeder Tarifrunde nachziehen. Genau diese Punkte fehlen in den meisten Leistungsverzeichnissen, weil sie in Standardvorlagen aus der Privatwirtschaft nicht vorkommen.
Im Vergabe-Archiv ist das Thema stabil groß: 113 Verfahren in den 24 Monaten bis September 2026, davon 74 eigenständige Vergaben. Ausgeschrieben haben unter anderem die Rhein-Neckar-Verkehr GmbH (Systemübernahme, Betrieb und Weiterentwicklung des SAP HCM-Systems), die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin (Migration und Betrieb des SAP HR-Systems) und der Landkreis Wolfenbüttel (Beschaffung eines Personalabrechnungsprogrammes).
Wir haben die Module einzeln bepreisbar geschnitten, damit sich das Dokument ohne Umbau an unterschiedliche Zuschnitte anpassen lässt.
Für wen geeignet?
Leistungsumfang des Muster-LV Personalmanagement
Modulschnitt & Funktionsumfang
Das Leistungsverzeichnis trennt sieben Bausteine, die jeweils einzeln bepreist werden: Personalstammdaten, Entgelt- und Besoldungsabrechnung, Stellenplan und Stellenbewirtschaftung, Bewerbermanagement, Fortbildungsverwaltung, elektronische Personalakte sowie Auswertungen und Personalcontrolling. Jeder Baustein hat eigene Muss- und Kann-Anforderungen.
Ob die Bausteine gemeinsam oder getrennt vergeben werden, entscheidet Ihre Vergabestelle. Das Dokument trägt beide Wege.
Entgelt, Besoldung & Meldewesen
Der Abrechnungsteil fordert die parallele Abrechnung von Tarifbeschäftigten und Beamten, also TVöD oder TV-L neben der jeweiligen Besoldungsordnung, dazu Auszubildende, Praktikanten und geringfügig Beschäftigte. Ergänzt wird das um Zulagen, Zuschläge, Jahressonderzahlung, Stufenlaufzeiten und rückwirkende Tarifanpassungen mit automatischer Nachberechnung.
Beim Meldewesen verlangen wir die Meldungen an die Sozialversicherung, ELStAM, das Bescheinigungswesen und insbesondere die Schnittstelle zur Zusatzversorgungskasse, weil deren Meldeverfahren regelmäßig unterschätzt wird. Wichtigste technische Anforderung ist die laufende Aktualisierung: Jahreswechsel, Tarifrunden und Rechtsänderungen spielt der Anbieter als Teil der Pflege mit einer von ihm anzugebenden Frist ein.
Stellenplan, Haushalt & Personalkosten
Dieser Abschnitt ist der Unterschied zwischen einer HR-Software und einer HR-Software für den öffentlichen Dienst. Wir fordern die Abbildung des Stellenplans mit Stellenanteilen, Wertigkeiten und Vermerken, die Stellenbewirtschaftung über das Haushaltsjahr, die Verknüpfung von Stelle, Person und Kostenstelle sowie eine Personalkostenhochrechnung für die Haushaltsplanung mehrerer Jahre.
Die Schnittstelle zur Finanzsoftware wird namentlich abgefragt, inklusive Richtung, Frequenz und Umgang mit unterjährigen Änderungen. Wer die Hochrechnung erst nach Zuschlag thematisiert, bekommt sie als Projektleistung angeboten, obwohl sie im öffentlichen Dienst zum Pflichtumfang gehört.
Bewerbermanagement & Barrierefreiheit
Das Bewerbermodul deckt Ausschreibungstexte, Veröffentlichung, Eingangsbestätigung, Bewertungsverfahren, Absagen und die Löschung der Bewerberdaten nach Fristablauf ab. Für öffentliche Arbeitgeber gilt zusätzlich die Pflicht aus dem Schwerbehindertenrecht, schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber zum Vorstellungsgespräch einzuladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt[1]. Das Verfahren muss diesen Prüfschritt technisch abbilden und dokumentieren.
Das Bewerbungsportal muss barrierefrei sein[2], ebenso die Formulare und Statusmeldungen. Ergänzend fordern wir, dass die Software Ablehnungsgründe nachvollziehbar dokumentiert und auswertbar ablegt.
Personalakte, Datenschutz & Preisblatt
Die elektronische Personalakte unterliegt eigenen Regeln: Personalakten sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen[3], dazu kommt der Beschäftigtendatenschutz[4]. Wir fordern ein feingliedriges Berechtigungskonzept, Protokollierung jedes Zugriffs, das Einsichtsrecht der Beschäftigten, Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie einen revisionssicheren Export bei Systemwechsel.
Das Preisblatt bildet drei Betriebsmodelle ab, Betrieb im eigenen Rechenzentrum, Betrieb beim kommunalen IT-Dienstleister und Software as a Service, jeweils mit Preis je Beschäftigtem und je Abrechnungsfall. Für die Zeitwirtschaft passt unser Muster-LV zu Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, für die anschließende Softwarepflege das Muster-LV Softwarepflege und Support.
Quellen
- Bundesamt für Justiz: „§ 165 SGB IX: Besondere Pflichten der öffentlichen Arbeitgeber“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0)“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 50 BeamtStG: Personalakte“, gesetze-im-internet.de.
- Bundesamt für Justiz: „§ 26 BDSG: Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses“, gesetze-im-internet.de.
Technische Details
| Format | Microsoft Excel (.xlsx) + PDF |
| Umfang | mehr als 90 Leistungspositionen |
| Sprache | Deutsch |
| Einsatz | technische Vorlage für Ihre Leistungsbeschreibung; die vergaberechtliche Einbindung liegt bei Ihrer Vergabestelle |
| Technische Bezüge | BITV 2.0 |
| Stand | 2026 (regelmäßige Revision) |
| Lieferung | Lieferung in 5 Werktagen |
Muster-LV: Personalmanagement und HR-Software
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- Stand 2026 (regelmäßige Revision)
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